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  • 金鹏软件 中国房地产企业管理软件创新品牌
  • 技术铸就产品

房地产物业管理系统

  • 产品概述
  • 系统特点
  • 功能介绍
  • 业务流程图

     物业管理行业是房地产行业的一个重要组成部分,随着房地产行业的快速发展,人们逐渐接受物业管理这一管理模式。良好的物业管理已经成为楼盘销售的重要因素,也成为业主或租户选择物业的重要考虑因素。

     随着物业管理行业的市场化程度越来越高,出现了一批大型物业管理企业,这些大型物业管理企业设立有总公司、区域公司、管理处三级组织机构,实行集团化运作。物业管理公司的多个管理处所管辖的物业在地域上比较分散,有些还是跨地区管理,在缺乏集中式应用的解决方案的情况下,容易形成多个信息孤岛,信息和数据无法共享。      

     金鹏房地产企业业务管理系统(Mentoro Estate Business Management System)基于房地产企业在日常经营管理过程的需求,融合了业内众多优秀企业业务管理模块与实践,是目前国内房地产行业内唯一一套真正贯穿于房地产企业总体业务的信息化管理系统,系统涵盖了房地产企业前期市场营销、客户会员管理、房产销售至后期的物业管理、租赁等业务与房地产企业日常工作相关的业务流程事务管理、有效管理业务信息、客户信息、经营情况、财务数据等,在不断加强企业品牌建设的同时提升客户服务水平,对内充分实现成本控制、强化日常工程事务管理。对所有客户来电自动接听处理,在短信交互平台配合的达到与客户的良好沟通。通过本系统的充分应用达到简化操作流程、提高办公效率。

     《金鹏房地产企业业务管理系统》物业管理子系统,去掉了诸于绿化管理、清洁管理、保安管理等华而不实的功能,而着重加强了客服事务管理、工程事务管理等功能,同时针对于目前市场同行物业管理软件产品均是记录型的管理软件,加入流程化业务管理功能,而在流程化方面考虑到物业管理企业人员配备与工作环境的因素,系统引入了目前国际上流行的、实用性强的二级扁平化流程管理模式,这样既可以加强业务上的管理,又不会增加操作上的难度。

     在产品开发过程中,金鹏研发部门吸收了大量的同类产品的优点融入金鹏系统中,并进一步提升与完善,终于在2007年6月份推出《金鹏房地产企业业务管理系统》V8,物业管理子系统、租赁管理子系统作为该系统的核心子系统,所有的一切功能都是从实际应用需求出发,可以说每一个界面、每一列数据的设置、每一个功能都是根据客户实际应用需求而设计的。

  金鹏房地产物业/租赁管理子系统(Mentoro Estate  Management And Lease System) 根据集团化物业管理企业的需要。以物业房产为基线,以客户为中心,涵盖了房地产物业/租赁企业日常业务过程中所涉及的多方面的管理需求:企业管理需求、业务处理需求和客户沟通需求,数据完全集中化统一管理。优化了实际应用需求的功能,如客户服务管理、工程设备日常维护保养管理等。摒弃了如绿化管理、清洁管理等根本无法被应用的管理功能。

  金鹏房地产物业/租赁管理子系统主要包含以下功能:房产物业管理、客户会员管理、物业租赁管理、客户服务管理、财务费用管理、工程设备管理、仓库物料管理、社区活动与调查问卷管理等。另外,该系统还提供来电自动接听、录音,短信发送平台、业主卡整合至系统管理中等功能。

第一节 系统特点

一、 集团化应用思想
  金鹏软件设计规划是以集团化管理需求为出发点,完全根据房地产企业规模化、集团化、跨区域、多项目的需求而开发,达到为业务层提供一个全面、专业、便捷、可扩展的灵活的作业平台,为决策层、管理层提供一个实时、集成的管理信息化平台为目标。最大程度上帮助集团企业实现内部管理科学化、规范化、资源共享、协同作业、辅助决策支持的信息化管理,最终达到提升企业核心竞争力。

二、 操作简化方针

  以前许多系统上线后让操作人员感觉到为了应付检查而操作软件系统,习惯了纯记录性作业的不良工作习惯,金鹏软件以图形化的界面,直观的视窗、简化的操作步骤为产品设计方针,所有功能均在二级界面内完成操作,能在一个视窗上显示的关联信息决不出现在第三级界面上。操作界面标准化,操作按扭模块化,操作人员了解了一个操作界面的功能按扭了就可以了解所有界面上的按扭功能,以免误操作人员。减少、甚至避免隐藏功能与右键功能的使用,这也金鹏软件与同类产品的差异之一。功能排布业务流程化,根据业务的先后顺序设置功能的排布,让操作人员一目了然,避免入门级人员到处寻找功能,错误操作等。

三、 二级扁平化模式

  业务流程全部采用二级扁平化模式,如客户申请减免费用,操作人员只需要登记减免申请,具备审核权的管理层即可即时看到该申请,并做出是否同意减免的处理,二个点位的人员即可完成,但是,又因为有了权限的分级分配,从而避免权力过度集中,造成不好的后果。此类的操作贯穿于金鹏软件中所流程化的管理功能,这也是房地产行业企业自身特色所决定的。

四、 解决规范化经营管理需求

   所谓规范化管理就是让大家根据制定好的标准和流程去开展工作,金鹏软件引入了微软系统中角色管理的思想,采用多级分权,数据分区的管理模式,上层制定规范,业务层只需要进行执行,无法进行规范的更改,从而达到集团化规范化管理的目的,如财务收费标准与命名完全由上层制定,业务层只能进行相关的应用设置,在没进行特殊授权的情况是无法进行更改的。

五、 及时响应服务体系技术

   金鹏一直坚信的宗旨:服务决定了产品,再好的产品,没有及时、高质量的服务体系是无法让客户满意的,加上房地产行业每个企业管理模式各不相同,所以如何保障售后服务是金鹏人必须要好好解决的问题。根据这一问题,金鹏软件提供了目前同行业其他产品均未采用的节点服务+实时服务+远程维护的体系,并在金鹏软件引入远程维护的功能,强大的系统功能中提供了终端维护模式,也就是说只需要在任何一台有金鹏软件客户端的电脑就可以进行维护,不需要到服务器上去进行维护,这样便可以解决集团化跨区域的维护难题,为金鹏人承诺的二个小时内解决客户维护问题提供了技术基础与保障。  
 
六、 数据集中化管理

   数据集中化是集团级用户的基础需求,而目前国内同类产品能真正做到数据集中化管理的并不多,很多产品并没有真正做到这一点,有些是因为速度的传输问题、有些是因为数据结构不科学的原因,造成高层管理无法及时了解集中化的数据,每个分支机构也苦于数据提取与传递的速度不可忍受而怨声不断。
   金鹏软件从两点上解决了数据集中化的难题,第一、数据界面分离,即操作端与服务器端只传递简单的指令,而数据在传输过程中采用了加密压缩方式来进行传输,从而缩短数据在网络上传输的时间;第二、优化数据结构,金鹏软件并不能保证每一条指令在海量数据面前都是最科学的,但是由于数据界面分离后,一旦发现不妥的地方,只需要进行简单的指令优化就可以完成,勿须进行代码修改,这样即可以保证系统的稳定性,亦可以保证用户数据的安全性。为数据集中化提供保障。

七、 平台化扩展技术

   前面叙述过房地产企业的个性化管理十分突出,为了应对这一行业需求特点,金鹏软件采用程序平台化,积木式搭建,虽然这一技术被众多软件企业所应用,但是在房地产行业使用此技术的并不多,而真正能做到这一点的就更少了。
   金鹏软件引入目前计算机行业先进的抽屉式技术,如果需要调整、新建某一个功能,只需要针对某一块功能进行处理与升级调整,为系统的稳定性提供技术基础,而这技术,金鹏软件已做到完全透明化,客户完全可以自己进行操作,不再受限于软件供应商,有些企业花高价去购买软件供应商的产品源码,但是苦于对源码的阅读理解、开发语言的不了解的,往往只是花钱买来几张光盘。而金鹏软件系统支持不同开发语言,只需要在系统中进行简单的设置就可以完成功能的新建与调整。这一技术也使得金鹏软件能快速响应客户的个性化需求。

八、 首创金融体系数据安全与传输技术

   信息化系统一旦网络化就涉及到数据的安全与网络安全,金鹏软件从以下几个方面进行保障:
   网络安全方面:采用三重验证,网络登入安全机制、数据访问安全、终端身份双重验证(MAC和IP);
   数据安全方面:分别从传输安全(加密压缩传输,即使被人所窃也无法识别)和服务器数据安全(系统二十四小时自动备份)两方面进行处理。
   其他:在服务器条件允许的情况实现镜像完全备份。

九、 后期应用零费用标准

  由于金鹏软件采用代码式数据交换机制,对于网络通讯要求不高,采用普通的2M ADSL用于服务器,终端上传、下载速度达1KB/S以上就可以,无须固定IP和高速光纤或VPN设备,可以说在后期应用中不需要任何其他费用。

十、 报表个性化体系与数据多维分析(OLAP)

   直观的操作界面,同时数据调用设置简单,计算公式与函数都附有详细的说明与示例,一般能操作EXECL文件的人员就可进行报表的新建与修改。
   打印界面:系统支持清单式、分组式、交叉式等多种报表,数据可以导出成二十多种其他数据格式文件,是目前同行软件产品无法提供的超强功能。
   真正意义上的多维分析统计功能,系统强大的自定义的解决了客户因不同需要而需要个性的数据分析的难点,此功能是《金鹏软件》独有功能,在同行其他产品中均无此功能。

一、 基础资料

(一) 企业档案
企业档案:  建立企业基本档案,支持多级、多分支管理。
部门档案: 上属企业基本档案,建立部门架构档案,
岗位档案: 上属部门档案,分级设置岗位全部信息和在岗人员的安排
人员档案:上属岗位和部门,建立人事基本档案。

(二) 楼盘项目
楼盘 :可在公司的档案下级建立多个项目楼盘的档案。
楼栋: 根据楼盘中楼栋和楼阁的情况建立多级楼栋信息。
单元 :快速生成单元资料,支持分拆、合并、临时无效设置等操作。
图片资料 :管理项目中图片资料,支持JPG\BMP等图形格式。
单元图片设置 :为了方便了解各单元的情况,可以设置单元的相关图片,如户型图、装修图等。

二、 客户(会员)信息

会员档案 :全面管理会员的所有信息,除系统本身已设置好的内容外还可增加自定义的内容。会员须提供有效的证件号码和联系方式才能申请到会员卡。在此录入入会申请表,所有资 料 一经审核将不允许被修改。客户资料分个人客户与企业级客户,企业级客户可管理联系人信息,一个客户只需要在系统中登记一次基本信息,从而保证系统信息的唯一性,数据完全共享。多物业客户可以在其中任何一个管理处办理相应的业务事件。
客户档案 :管理业主、住户、租赁客户的档案
入住登记 :管理入伙情况,只有办理了入住登记的单元入住状态才会改变
批量入住与撤销 :一次性将所有物业进行入住处理与取消操作。

三、 财务管理

(一) 一览表
欠款一览表 :显示指定范围内所有欠款物业客户及明细
退款审批一览表 :退款申请一览表,在此可以快速批量审核退款申请
减免审批一览表 :减免申请情况一览表,在此可以快速审批减免申请单。
折扣优惠审核一览表 :待审批优惠折扣一览表,用于快速审批折扣优惠
预交款待冲缴一览表: 针对有预缴款项的欠款客户,在此进行批量自动冲缴处理

(二) 收费项目设置
费用类别 :设置物业管理中的收费项目类别,实现多级分项管理
费用属性: 设置物业管理中的收费标准
收费设定 :快速批量设置各单元的收费项目
单元收费项目 :管理选定单元的收费项目,添加和撤除。

(三) 物业财务
费用生成 :每月执行此功能生成指定范围,指定月月份的应收费用项目
收款: 对有应收款的业主、住户进行收款、退款操作
减免款 :根据管理需要对选定单元的应收款实现减免款
批量添加费用: 根据财务需求进行费用的批量添加与处理
应收款 :显示指定范围内的应收款情况,在此打印缴款通知单、催款通知单,短信通知。
预缴款 :根据客户要求提前收取款,用于后期费用冲缴,可以指定项目进行冲缴,也可以不指定项目进行费用冲缴
退款 :针对多收情况进行退款处理

(四) 银行托收
托收银行设置 :设置公司所有银行托收开户行信息,系统提供目前国内所有银行托收格式
银行托收 :进行银行划账处理,自动回盘并生成收据。

(五) 押金管理
押金项目 :根据物业押金分类情况设置押金项目
押金标准 :设置不同押金项目的押金标准
押金收取: 收取指定项目的押金
退还押金 :退款指定物业客户的已交押金

(六) 应用设置
入住流程 :设置物业办理入伙流程,在入伙时生成入伙流程,各岗位人员执行相应的流程任务
单据说明设置 :设置缴费通知单的备注说明内容

四、 客服管理

(一) 客服事件
事件一览表 :显示当前客服事件一览表,方便下一步操作和处理。
事件登记 :快速登记客户的意见、请求等客服事件,系统将根据客服类别中设置的负责部门进行转发。
事件派工处理 :指定相关人员处理客户提出的服务事件。
处理情况 :事件处理人员根据处理的情况录入系统,进行总结
事件回访 :对已处理完的客服事件实现回访,了解客户的满意度情况及服务质量。

(二) 客服设置
事件类别 :将客服事件进行分别管理,在此根据客户服务事件中可能出的分类进行设置。
服务项目 :设置服务项目于分类目录,设置项目标准即方便快速的信息录入管理的需要,同时也便于后期的统计分析
客服精灵 :记录一些成功的服务案例与方法,供其他操作人员参考,也可以录入一些客户规则,供大家来规范客服过程中的行为。

(三) 来电管理
来电登记 :系统自动识别来电客户是否为已登记过的客户,并显示其相关信息,新来电客户在提供详细的客户资料(证件号码,手机号码,完整的姓名)可以进行电话申请入会办理。
来电记录 :记录所有来电记录,系统可以在无人接听电话时自动登记所有来电,从而避免漏接电话,可实现来电查询费用、申请服务、预订会员消费场所等。

五、 租赁业务管理

(一) 一览表
求租一览表 :查看求租情况统计
预订一览表 :查看预订情况统计,在此可直接进入预订处理功能
欠费一览表 :显示指定范围内所有欠费情况
合同到期一览表 :显示指定范围和时间范围内的合同到期情况

(二) 租赁管理
求租 :管理日常求租事件,为客户提供信息发布、询租等服务
出租 :记录物业出租情况,代收租金。
预订: 针对意向物业进行预订操作
退租: 管理退租事件。

(三) 入退场管理
入场管理 :办理入场事件
退场管理 :输退场事件
入退场事件设置 :设置入退场办事事务标准,供入退场时依规定办理事件。

六、 工程事务管理

(一) 工程事务
我的任务: 根据当前系统登录人员,显示其相应的工程事务任务统计数据
保养情况 :设备日常保养任务,保养完成后只需要在此登记保养情况,系统会自动生成下次保养的任务安排
检查情况 :设备日常检查任务,检查完成后只需要在此登记检查情况,系统会自动生成下次检查的任务安排
设备故障与维修 :设备故障申报后形成任务到人到岗

(二) 三表管理
总表设置 :设置总表与分表关系,供以后分摊等计算。
三表抄表 :管理抄表数据,可使用手持抄表器与远程抄表系统数据接入
用户表设置 :设备所有物业所使用的走表类设备的相关信息与计量标准

(三) 工程设备
设备档案: 详细记录设备从购入开始所有的信息
启用与停用 :记录设备日常暂停使用与启用情况,如果冷暖设备的季节性启用与停用
设备改造: 根据管理需要,对相应的设备进行改造,改造过程情况全程监控管理。
设备报废 :针对无法再使用的设备进行报废处理,需要进行复核后报废才能生效

(四) 设置
设备类别: 建立设备的分类,实现不限级分类结构
保养检查项目: 设置保养与检查项目,系统将结构保养与检查的时间规定,自动生成相应的工作计划

四、 商务工具

(一) 通信工具
信封打印 :系统提供十几种不同规格信封套打功能,打印数据可以筛选后再确定打印输出,方便向会员邮寄相关资料的信封打印与填写。
EMAIL群发 :进行批量EMAIL发送。
(二) 个人事务
备忘录 :记录备忘事件的工具
桌面日历 :显示农历、当日重大事件的日历工具
通讯录 :建立企业通讯录和个人通讯录信息。
(三) 其他工具
计算器 :常用计算器工具
身份证识别 :根据输入的身份证号码识别其户籍所在地及号码的真伪
电话归属地查询 :查询电话号码归属地的工具
票据套打 :可以套打支票、进账单、电汇单、转账单的票据套打工具。
(四) 短信平台
单发短信 :只能一次填写发送一条短信,满足临时性发送短信要求。
群发短信: 批量发送短信,接受人员可以设置接收对象,可以导入外部数据,也可以直接使用系统中的会员信息。
待发短信 :显示将要发送的短信列表
已发送短信: 显示已经发送过的短信,包括成功发送和未成功发送。
回复情况 :管理回复的短信内容
常用短语 :设置日常使用的一些短信用语,系统提供几百条常短信用语备选。
发送规则设置: 设置发送规则,如时间要求,是否发送到业务人员手机上进行营销业务提醒。

五、 统计分析

(一) 统计报表
报表类别 :由于报表繁多,设置分类,对报表进行分类别进行统一管理。
报表自定义 :强大的报表自定义功能,快速完成报表的设置,可视的设计界面,与EXECL统一函数标准,方便使用人员自我调整格式。
(二) 多维统计分析
多维统计设置: 系统提供多维统计分析(OLAP)分析功能,分析内容和统计模版可自行设定。
多维统计 :可拖拉的分析统计报表,强大的多维度分析。

六、 系统功能

(一) 权限管理
责任分区 :快速设置人员的工作区域。
功能角色: 设置角色所拥有的新建、编辑、删除、审核等权限,同时设置各操作用户的角色。
功能维护工具 :系统在增加新功能或者改变当前功能编号时使用此功能
(二) 参数设置
流水号: 记录如会员编号、客服事件编号、出入库单号等流水性字段的值递增标准。
参数: 为方便快速输入数据内容,系统提供待选参数。
单元状态色彩设置 :设置单元的销售状态和入住状态的色彩。
汇率设置 设置:人民币兑换其他币种汇率标准。
(三) 系统管理
系统日志:全程记录重操作事件和数据修改情况。
数据备份: 实现数据备份与恢复管理
系统初始化 :根据需要对系统进行初始化操作
数据库维护工具 :包含系统数据提取指令、自定义字段定义、数据内容浏览和SQL指令的远程执行。
数据导入与导出 :支持所有数据的导出,生成近二十种格式的文件,十种通用格式数据导入。

业务流程图

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